Sistemas de Información Gerencial

    Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de los sistemas de información que se desarrollan, con el objeto de lograr resultados oportunos, confiables y al más bajo costo.

    El sistema de información en la empresa constituye el conjunto de recursos de la compañía que sirven como soporte para el proceso de captación, transformación y comunicación de la información. Un sistema de información debe resultar eficaz y eficiente. Resultará eficaz cuando facilita la información precisa, y será eficiente si lo hace con la menor cantidad posibles de recursos. Los sistemas de gestión de la información empresarial deben adaptarse a las necesidades exactas de cada compañía y a su estructura organizativa. Cuando se aborda la implantación, nunca se parte de cero, ya que todas las organizaciones cuentan con algún tipo de información, ya sea con distintos grados de calidad y con unos niveles de accesibilidad que pueden ser mejores o peores.

    La principal meta de un sistema de información es respaldar la toma de decisiones y gestionar todo lo que suceda en ella. Existen dos tipos de sistema de información en la empresa: los formales y los informales. Los primeros utilizan estructuras sólidas como pueden ser ordenadores, mientras que los segundos se decantan por sistemas más tradicionales y antiguos, como la boca a boca en la comunicación o el uso del papel.

    Se puede inferir que los sistemas de información gerencial ofrecen información veraz y completa a los gerentes sobre la situación en que se encuentra la organización en lo que respecta a la planeación, control y operacionalización de todas las actividades que la misma lleva a cabo, con el propósito de tomar la decisión, más acertada que pueda ayudar a cumplir los objetivos propuestos por la organización. La parte administrativa de una organización representada en su talento humano, está muy relacionada con los Sistemas de información Gerencial, debido a que la misma clasifica la información de acuerdo a su importancia dando origen así a todas las estrategias y resoluciones que va a utilizar la organización al momento de llevar a cabo la toma de decisiones.

    Los Sistemas de Información Gerencial poseen elementos o componentes que entrelazados pueden generar todo lo que los distintos niveles de la organización requieren para tomar una decisión, entre ellos el software que comprende el sistema o parte lógica que almacenara la información, el hardware que comprende la parte física como por ejemplo las computadoras. Las cuales pueden integrar en si a las telecomunicaciones, se considera al mismo tiempo al talento humano y los distintos procedimientos que se realizaran dependiendo del objetivo propuesto por la organización. La combinación del hardware, el software y las telecomunicaciones se les ha denominado tecnología de información que en la actualidad en su mayoría manejan las operaciones de las organizaciones.

        El desarrollo de un sistema de información gerencial es una tarea compleja para una institución. Toma tiempo conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un sistema. La gerencia necesita establecer objetivos realistas para el desarrollo de un SIG computarizado para su institución.

        ¿Qué es lo que ésta desea lograr? ¿Cómo lleva a cabo sus funciones?¿Cómo determina el éxito? Por lo tanto, la elaboración de un SIG debe ser adaptado a las necesidades de la institución requiere de un enfoque integrado y prospectivo. El proceso puede dividirse en cuatro fases, cada una de las cuales se describe detalladamente:

        Fase 1: Conceptualización. La institución debe esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una evaluación inicial de las alternativas viables. Al analizar esta fase ésta habrá elaborado un documento estratégico que presentará el curso de acción a seguir.

        Esta fase consiste en:

• Identificar las necesidades de la institución;
• Determinar lo que es factible con respecto a tecnología, capacidad del personal y recursos financieros.
• Proceder con una evaluación inicial de las alternativas — compra de un programa comercial, personalización de un programa estándar o desarrollo de un programa propio.

    Fase 2: Evaluación detallada y diseño. La institución evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema existente o diseñar un sistema personalizado tendrá que analizar los problemas de diseño.

    En la fase 2 el equipo del proyecto del SIG tomará en consideración los resultados obtenidos en la fase 1 para tomar una decisión que será implementada en la fase 3. Son pocas las etapas en esta fase, pero representan todo un desafío. Esta fase requiere de una revisión técnica detallada de los programas bajo consideración (cada revisión podría demorar cerca de una semana). Luego todo el sistema tendrá que ser diseñado detalladamente — desde la estructura de las tablas de la base de datos hasta la información que deberá ser recopilada, las reglas que deberán aplicarse y los formatos de los reportes que deberán ser generados. Finalmente, tendrá que prepararse un programa de implementación detallado, un calendario de ejecución y un presupuesto.

       Fase 3: Desarrollo del sistema e implementación. La institución desarrolla (perfecciona o adapta) el sistema escogido y lo implementa.

    La fase 3 puede ser la más prolongada de las fases, dependiendo de la elección que se haya llevado a cabo en la fase 2. Desarrollar y probar programas, así como la modificación de un programa existente o la elaboración de uno nuevo puede tomar mucho tiempo. La instalación y la transferencia de datos también puede ser un proceso prolongado, dependiendo del tamaño de la institución.

    Las etapas en esta fase no tienen que seguir una secuencia y cada una puede tomar bastante tiempo. Por lo tanto, donde sea posible, las etapas deberán coincidir para minimizar la duración total del proceso de desarrollo e implementación del sistema. El orden, el momento y la duración de las etapas deberán ser detallados en el plan del SIG establecido por el equipo del proyecto.

    Fase 4: Mantenimiento del sistema y auditoría del SIG. En esta fase la institución examina aquellos aspectos que deberán ser tratados después de que el SIG ha sido desarrollado e implementado — el mantenimiento del sistema, las modificaciones y las auditorías periódicas que se deberán llevar a cabo para asegurar que el sistema funciona adecuadamente.

        La responsabilidad de la empresa de servicios informáticos no termina con la instalación. También deberá proporcionar soporte confiable y oportuno a la institución, para asegurar que, si el sistema colapsa, esta situación no dure mucho tiempo. Los programas con apoyo internacional proporcionarán apoyo técnico en el país sólo si la empresa cuenta con un importante mercado local. De no ser éste el caso, ésta brindará el soporte técnico a través de correo electrónico, teléfono o fax. La alternativa con que cuenta una institución que utiliza un programa internacional es la de emplear a un técnico competente o de efectuar un contrato con una empresa local de servicios informáticos que pueda proporcionar un soporte técnico permanente.

        El costo del soporte técnico dependerá de la estabilidad del sistema y de su con fiabilidad. Un sistema relativamente nuevo que no ha sido probado a profundidad requerirá de un mayor soporte técnico. El costo tenderá a disminuir a medida que la institución de microfinanzas se vuelva más experimentada en el manejo del SIG y más apta para resolver los problemas que se presenten. El costo de las revisiones y modificaciones necesarias, mientras la institución evoluciona y cambia sus procedimientos, usualmente no se encuentra incluido en el costo del soporte técnico. Las empresas cobrarán comisiones adicionales por mejorar el código fuente y por efectuar modificaciones personalizadas.

        Finalmente, revisiones periódicas del programa - auditorías del SIG — serán necesarias para asegurar que el sistema continúe funcionando de manera adecuada, que siga reflejando las políticas y procedimientos actuales de la institución y que continúe cubriendo las necesidades de información y las de la gerencia. Se recomienda que se efectúe una revisión cada tres años.

        Actualmente, para cualquier tipo de organización o empresa se hace necesario contar con un sistema de información que resulte eficiente y adecuado permitiendo planificar, controlar y gestionar de manera óptima los objetivos planteados, de esa forma tomar las decisiones según la situación que enfrente dicha empresa.

    Las empresas deben ir adoptando las nuevas tecnologías, de esa manera tener una perspectiva completa de su entorno en las diferentes categorías disponibles.

        Por esto mismo, podemos verificar que los sistemas de información ofrecen ventajas en todo ámbito, siempre que su aplicación y posterior análisis sean los adecuados según la situación lo requiera.

Referencias Bibliográficas

Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial. Rincon del Vago. Recuperado de https://html.rincondelvago.com/desarrollo-de-un-sistema-de-informacion-gerencial.html#:~:text=Describe%20las%20cuatro%20fases%20%E2%80%94%20conceptualizaci%C3%B3n,probar%20e%20implementar%20un%20sistema

Necesidad de los sistemas de información gerencial para la toma de decisiones en las organizaciones. Redalyc. Recuperado de http://virtual.umng.edu.co/distancia/ecosistema/odin/odin_desktop.php?path=Li4vb3Zhcy9hZG1pbmlzdHJhY2lvbl9lbXByZXNhcy9zaXN0ZW1hc19kZV9pbmZvcm1hY2lvbl9nZXJlbmNpYWwvdW5pZGFkXzEv#slide_1

Introducción a los sistemas de información gerenciales. Universidad Militar Nueva Granada. Recuperado de  https://www.redalyc.org/jatsRepo/666/66658188002/html/index.html